تکنیک های مدیریت زمان
1. هنر تحلیل زمانی رو یاد بگیرید
اولین تکنیک برای رسیدن به یک برنامه درست، این است که شما هنر تحلیل زمان رو خوب یاد بگیرید.اگر از امروز برنامه جامعی ریخته اید که مدیریت زمان زندگی تون رو در دست بگیرید،.باید بگوییم که باید چند روز، بعنوان مثال به مدت یک هفته،.تمام کارهاتون رو زیر نظر بگیرید.
روزهاتون رو عادی سپری کنید و هر کاری که انجام میدهید رو بنویسید..در آخر هر روز، میزان اتلاف زمان رو بر روی کارهایی که انجام داده اید و دارای اولویت نبوده اند، بنویسید. با این کار بهتر می فهمید اهمال کاری چیست؟بعنوان مثال: “امروز ناهارم رو در نیم ساعت تمام کردم،.اما یک ساعت و نیم روی میز ناهار با دوستانم بگو بخند کردم.و هیچ نتیجه ای برایم نداشت جز آنکه یک ساعت دیرتر به خانه آمدم.”
این کار باعث می شه که یک خط قرمز برای زمان های از دست رفته در دست داشته باشیم.و بتونیم با دید بهتری زمان های از دست رفته رو کنترل کنیم.
2. نتیجه گرا باشید
انسان های نتیجه گرا، مفهوم زمان رو بهتر درک می کنند.اصولا وقتی که بدون هیچ برنامه ای برای کسب نتیجه وارد یک کاری می شوید، زمان از دست شما خارج می شه.و ساعت های زیادی رو صرف کاری می کنید که نتیجه ای از آن نمی گیرید.بعنوان مثال، اگر قرار است که امروز با یک مدیر دیدار داشته باشید و یا با رئیس بانک صحبتی داشته باشید، بدنبال حاشیه نباشید، نتیجه رو بدانید.
اگر قرار است که قراردادی رو تنظیم کنید ،.فقط برای تنظیم قرارداد بروید. هیچ وقت با خودتان نگویید که:.”حالا برم به امید خدا که یه قراردادی هم ببندم.”.این باعث می شه که ساعت های زیادی رو صرف گفتگوهای حاشیه ای و یا کارهای جانبی کنید و اصول قرارداد نویسی را زیر پا بزارید.
پس نتیجه رو در نظر بگیرید و متناسب با نتیجه ای که در ذهن دارید.برای انجام کارها اقدام کنید. اگر قرار است به بانک بروید و یک پرینت حساب بگیرید،.نیاز نیست که یک ساعت با رئیس بانک، بر سر مسائل اقتصادی روز صحبت کنید..به بانک بروید و پرینت حساب تون رو بگیرید. به همین سادگی.
وقت خود را ارزشمند بدانید و نگذارید که هر کس به هر طریقی آن را از شما بگیرد.تک تک لحظاتتان را ارزشمند بدانید و برای آن برنامه داشته باشید ،زمانی که به نتیجه مطلوبی نرسیده اید ، مطمئن باشید که یک جای کار مشکل دارد.
پس بهتر است به فکر راه حل باشیم ،آزمایش کنیم و از شکست اصلا نترسیم . بهترین روش همین است ، حتی زمانی که شکست خوردیم،تجربه همان شکست را در آزمایش بعدی خودمون اجرایی کنیم و مطمئن بشیم که به نتیجه مطلوب خواهیم رسید.به این ترتیب درک بهتری از این موضوع به دست میاریم که چگونه وقت خود را مدیریت کنیم.
پیشنهاد ما به شما زندگینامه : بابک بختیاری
3. محدودیت زمانی برای انجام کارها بگذارید
علاوه بر نتیجه گرایی، باید محدودیت زمانی رو نیز به کارهای روزمره ی تون اضافه کنید.همه ی ما کم و بیش، با چند دقیقه اختلاف، می دانیم.که تمام کارهامون چقدر زمان برای انجام شدن نیاز دارند .
پس بهتر است که برای هر کار یک محدودیت زمانی بگذاریم تا بتوانیم به همه ی کارهامون بپردازیم.مثلا اگر قرار است امروز خرید منزل داشته باشیم.و بر اساس محاسبات خودمان و لیست خریدمان،.تخمین زده ایم که نیم ساعت بیشتر نباید صرف این کار شه،.به همان نیم ساعت پایبند باشیم.
برای انجام کارها محدودیت زمانی بگذارید
اینطور نباشد که از اولین قفسه فروشگاه تا آخرین قفسه رو طی کنیم برای اینکه یک لیست خرید رو خریداری کنیم..بطور مشخص، به سراغ لیست برویم و آن کار رو در محدوده ی زمانی ای که تعیین شده است انجام ببدیم..این کار در کنار نتیجه گرایی، یکی از تکنیک های اصلی مدیریت زمان می باشند.
4. از اول هفته، برنامه های کاری خودمان رو تنظیم کنیم.
برای کارهای مهم، نمی توان روزانه تعیین برنامه زمانی کرد. ما برای کارهای مهم،مثل قرار کاری، مثل رعایت اصول مطالعه ، مثل سفر رفتن و خیلی از اتفاقات دیگر،.باید از اول هفته برنامه ریزی کنیم.
این برنامه قطعی، به ما امکان برنامه ریزی برای کارهای با اولویت کمتر رو می دهد..ما اگر بدانیم که روز دوشنبه صبح یک قرار کاری داریم.و از اول هفته برنامه ی خودمان رو تنظیم کنیم،.دیگر هیچ اختلالی در برنامه بوجود نمی آید و ما سر وقت،.بر اساس زمان تعیین شده، مدیریت زمان کار مهم خودمان رو در دست می گیریم.
اگر برنامه ای تعیین شده از اول هفته نداشته باشیم،.هم پوشانی بسیاری روی کارها داریم. یک مثال ساده این است که قرار دکتر دندانپزشک خودمان رو درست در همان زمانی تعیین می کنیم.که قرار مهمی با یکی از مدیران برجسته کشور داریم.چرا؟ به این دلیل که هیچ لیست مشخصی از برنامه ها نداریم که به ما اولویت کارهامون رو نشان دهد.
5. یک برنامه منعطف روزانه نیز داشته باشید.
طبیعتا همه ی کارها رو نمی توان از اول هفته مدیریت زمان کرد..چرا که بسیاری از کارها با اولویت درجه دوم و سوم، ممکن است که تغییر زمان داشته باشند.و یا به صورت اتفاقی برای ما رخ دهند..اینجاست که ما باید برای هر روزمان یک برنامه انعطاف پذیر هم داشته باشیم.
مثلا بیرون رفتن با خانواده و یا رفتن به تولد یکی از دوستان، چیزی نیست.که ما از اول هفته برنامه ریزی کنیم..و باید کمی انعطاف در برنامه ریزی روزانه داشته باشیم که به آن ها هم برسیم..البته این نکته فراموش نشه که برنامه هفتگی ما همیشه در اولویت است.
ویژگی دیگری که برنامه روزانه دارد این است که اگر یکی از برنامه های روزمان دچار مشکل شد.و یا به کل لغو شد، ما سر درگم نیستیم.و یک برنامه جایگزین برای آن داریم.
مثلا فرض کنید که امروز با استاد دانشگاه تون قرار داشتید.و یک ساعت پیش از قرار پیامی از استاد دریافت می کنید که دیدار امروز کنسل است..خب شما باید در این زمان چه کار کنید؟ آیا باید یک ساعت از وقت تون رو هدر دهید؟.طبیعتا قانون مدیریت زمان می گوید که یک برنامه ی منعطف داشته باشید.و در آن یک ساعت مثلا به مطالعه بپردازید.
6. یک لیست برای کارهای انجام شده ترتیب دهید.
ما زمانی میتوانیم به مدیریت زمان برسیم که یک گزارش کامل از کارهای انجام شده ی خودمان داشته باشیم..در واقع اگر ما ندانیم که به کدام یک از توانایی هامون پرداخته ایم.و کدام یک رو رها کرده ایم، هیچ گاه نمی توانیم مدیریت زمان را در دست بگیریم.و یک بهبود مقطعی در برنامه ی کاری مان ایجاد می شود.
اما برای اینکه بتوانیم یک ساز و کار نظام مند داشته باشیم،.بهترین کار این است که تمام کارهای انجام شده ی مان را لیست کنیم..اگر به صد در صد کارهایمان رسیده ایم و برنامه هفتگی و روزانه را انجام داده باشیم، آنگاه ما زمان را مدیریت کرده ایم . ولی اگر هنوز خللی در کار باشد، می توانیم با تقسیم بندی کارها،.مدیریت زمان برای رفع موانع برنامه ریزی را نیز انجام بدیم شما با این کار می توانید یک نمونه برنامه ریزی استراتژیک را به کار ببندید.
7. مهم ترین کارهاتون رو همان اول صبح انجام دهید
یکی از رازهای موفقیت افراد موفق، این است که همه ی کارهای مهم خود رو در صبح ها انجام میدهند.پس شما هم می تونید از این تجربه ی بزرگان در خصوص مدیریت زمان استفاده کنید.
سعی کنید همه ی کارهای اولویت دار، از قرار های کاری ،.کارهای اداری، حتی مطالعه و خرید کردن رو در صبح انجام دهید.و برای هر روز صبح تون یک برنامه فشرده و دقیق ترتیب دهید..این کار به شما کمک می کنه که در نیمه ی روز، بخش مهمی از کارهاتون رو انجام داده باشید.و با انعطاف بیشتری به باقی کارهاتون بپردازید.
8. تمرکز داشته باشید
یکی از دشمنان اصلی مدیریت نکردن زمان، عدم تمرکز است. برای همه ی ما بارها پیش آمده است.که در حال انجام یک کار مهم، ناگهان با اعلان گوشی و یا تماس یکی از دوستان مان،.به کل از آن کار فاصله گرفته باشیم و یک زمان زیادی رو بر سر کاری مهم از دست داده باشیم..این یک نمونه ساده از عدم تمرکز و تاثیر منفی آن بر روی این موضوع است.
بهترین تکنیکی که برای افزایش قدرت تمرکز و مدیریت زمان می توانیم به شما پیشنهاد کنیم این است.که پیش از انجام هر کار مهم، تمام مزاحمین و چیزهایی که حواس شما رو پرت می کنند رو به کل از بین ببرید.
اگر مشغول یک کار مهم هستید و یا در یک جلسه ی کاری هستید،.گوشی خودتان را خاموش کنید..دقت کنید که گفتیم خاموش، نگفتیم سایلنت. این کار باعث می شود که شما در زمان مشخص،.بدون هیچ بر هم زننده ی تمرکزی، به کارتان برسید.و یا لزومی ندارد که وقتی در حال یادگیری و مطالعه هستید،.یک گوشتان هم به اخبار تلویزیون باشد.
سعی کنید،کاری که انجام میدهید رو با تمرکز و با حذف عوامل مزاحم انجام دهید..و یا زمانی که مشغول مطالعه هستید، اصلا سمت موبایل خودتان نروید زیرا تنها کافی است که با یک پیام ، تمام تمرکز شما از بین برود.بنابراین تمام تلاش خود را انجام دهید که کار خود را با تمرکز انجام دهید و تلفن همراه را از خود دور کنید.
تمرکز داشته باشید
9. چند کار رو با هم انجام ندهید
یک ضرب المثل قدیمی ایرانی می گوید که: “انسان دو دست بیشتر ندارد.”.متاسفانه، این سرفصل، یکی از آسیب های جدی بحث مدیریت زمان است..اگر میخواید که از زمان به صورت بهینه استفاده کنید،.تحت هیچ شرایطی نباید دو کار رو به صورت همزمان انجام دهید.
تنها بر روی یک کار تمرکز کنید و سعی کنید آن رو به بهترین شکل ممکن انجام دهید.و بعد به سراغ کار بعدی بروید. این که شما چند کار رو به صورت همزمان انجام بدهید،.باعث می شه که هم زمان رو از دست بدهید.و هم اینکه در هیچ کدام از کارها نتیجه ی مطلوبی دریافت نکنید به همین خاطر شما برای اینکه بتونید این مشکل را حل کنید از نمودار آیزنهاور استفاده کنید.
10. استخاره نکنید، انجام دهید
یکی از عادات بد ما ایرانی ها این است که همیشه منتظر یک اتفاقیم تا که یک کاری رو انجام بدیم.بارها این جمله رو از اطرافیان خودمان شنیده ایم که:”الان حالیش نیست، بذار هر وقت حالش اومد انجامش میدم.”.این یک آسیب بزرگ در بحث مدیریت زمان است.
هر کاری رو بدون هیچ استخاره و انگیزه ای انجام بدهید. و از آن مهم تر که به هیچ وجه جمله شرطی برای انجام کارهاتون استفاده نکنید. بارها پیش آمده که می گوییم: “اگر امروز کارهایم رو سر وقت تمام کنم، شب حتما چند صفحه مطالعه می کنم.”
این هم یکی از آن کارهایی است که باعث اتلاف وقت می شه. این جمله رو به این حالت تغییر دهید تا بتونید با غلبه بر تنبلی به موفقیت برسید:.” امروز کارهایم رو انجام میدهم و بعد هم به مطالعه می پردازم.” .اگر کارها رو بدون معطلی و استخاره کردن انجام دهید،.به همه ی کارهاتون می رسید و زمان هم زیاد می آورید. شک نکنید.
11. دنبال ایده آل نباشید
ایده آل هیچ وقت رخ نمی دهد. اصلا بگذارید خیالتان رو راحت کنیم.هیچ ایده آلی وجود ندارد،.چرا که اصولا ایده آل سقفی ندارد و هر بار که شما بگویید کاری رو باید ایده آل انجام دهم، یقینا از آن بهتر هم می شه..پس به کل ایده آل گرایی رو فراموش کنید.و جای آن رو با کمال گرایی عوض کنید.
فرق این دو، در این است که شما برای مدیریت کردن زمان و موفقیت در کارهاتون، باید با تمام قدرت کاری رو که برای آن برنامه ریزی کرده اید رو بصورت کامل و تمام و کمال انجام دهید..وقتی به این هدف رسیدید، آن کار انجام شده است و باید به سراغ کار بعدی بروید.اگر بخواهید دچار وسواس ایده آل گرایی بشوید،.باید بگوییم که به یک کارتان هم در روز نمی رسید.
12. روی جزئیات وقت نگذارید
وقتی صحبت از اولویت ها می کنیم،.یعنی شما باید کارهایی که درجه اهمیت بیشتری دارند رو به ثمر برسانید..اما متاسفانه بسیاری از کسانی که قصد دارند برای خودشان اولویت تعیین کنند، بجای برنامه ریزی بر روی شمای کلی زندگی،.آنقدر وارد جزئیات می شوند که به کل برنامه مدیریت زمان در حاشیه قرار می گیرد.
این رو به خاطر داشته باشید که جزئیات، شما رو از اصل باز می دارند..سعی کنید چشم انداز درست داشته باشید و به چشم انداز پایبند باشید.
روی جزئیات وقت نگذارید
13. به خودتان استراحت دهید
ذهن انسان پس از انجام نود دقیقه فعالیت متمرکز،.دچار خستگی می شه و نیاز به استراحت دارد..یادتان باشد که هیچ گاه مدیریت زمان،.قرار نیست به بیگاری تبدیل شه..شما باید برای زمان های استراحت خودتان هم برنامه ریزی داشته باشید با این کار شما می توانید اهمیت هدف گذاری را درک کنید زیرا با هدف گذاری حتی برای استراحت هم برنامه دارید.
چرا که اگر استراحت نکنید، تمرکزتان از بین می رود و از بین رفتن تمرکز و خستگی،.باعث می شه که شما زمان رو از دست بدهید و این خلاف تکنیک مدیریت کردن زمان است..پس بعد از هر 90 دقیقه کار پی در پی،.حتما به خودتان یک ربع استراحت بدهید و بعد به دنبال کار دیگر بروید.
یادتان باشد، مفهوم مدیریت زمان، به هیچ وجه به معنای کار کردن زیاد نیست.شما باید به اندازه یک انسان عادی استراحت کنید.و به همان میزان هم کار کنید.
14. از زمان های انتظار به درستی استفاده کنید
بخشی از زمان ما، در انتظار تلف می شه . گاهی اوقات منتظر اتوبوس بعدی هستیم یا منتظر هستیم که همسرمان آماده شه و به یک مهمانی برویم..گاهی منتظر آن هستیم که مدیریت جلسه اش تمام شه و او رو ببینیم.
اما اگر یک حساب سر انگشتی داشته باشیم،.می بینیم که همین زمان های انتظار، یکی از آن دسته زمان های از دست رفته ای هستند.که ما رو از زندگی عقب می اندازنه. پس از زمان های انتظار تا می تونید بهره بگیرید.
این موقعیت ها بهترین زمان مطالعه کردن و آموزش دیدن است..کتاب ثروتمندترین مرد بابل، یکی از آن کتاب هاست که می تونید از فروشگاه تهیه کنید.و در زمان های انتظار، حتی پشت ترافیک،.به آن گوش کنید و مدیریت زمان رو در راستای آموزش خودتان به کار بگیرید.
منبع: mahanteymouri
——————————–
درباره کلینیک
اولین مرکز درمان سوء مصرف مواد با مجوز رسمی از دانشگاه علوم پزشکی استان گیلان
کلینیک ترک اعتیاد پویان (سال تاسیس : 1385 )
دکتر سیده زهرا پیرو نذیری
ساعت کار صبح ها 9 الی 13 و عصر ها 17 الی 21
آدرس : رشت – خیابان مطهری – بین مسجد چهار برادران و سه راه حاجی آباد – ساختمان حکمت – طبقه 2
تلفن : 33330485 013 – 33341501 013
پست الکترونیک :info@pooyanclinic.ir
اینستاگرام : instagram.com/pooyan_clinic
—————-
